Meginhlutverk Birtu er að tryggja sjóðfélögum, eftirlifandi mökum þeirra og börnum lífeyri.
Birta lífeyrissjóður er fullgildur lífeyrissjóður og hefur starfsleyfi samkvæmt Seðlabanka Íslands
Birta lífeyrissjóður starfar á grundvelli samþykkta og samkvæmt lögum nr. 129/1997, um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða. Einnig starfar lífeyrissjóðurinn á grundvelli samkomulags stéttarfélaga og atvinnurekenda frá 19. maí 1969 með síðari breytingum. Hlutverk Birtu lífeyrissjóðs er að tryggja sjóðfélögum, eftirlifandi mökum þeirra og börnum lífeyri í samræmi við samþykktir sjóðsins og með hliðsjón af lögum um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða.
Birta lífeyrissjóður starfar á tveimur mörkuðum, íslenskum tryggingamarkaði og fasteignalánamarkaði. Sjóðurinn býður upp á tryggingavernd í formi skyldusparnaðar lífeyrisréttinda, séreignarsparnað og sjóðfélagalán. Samtryggingardeild sjóðsins veitir lágmarkstryggingarvernd samkvæmt samþykktum sjóðsins og lögum þar um og er veigamesti þátturinn í starfsemi sjóðsins. Séreignardeild Birtu veitir viðbótartryggingarvernd í formi séreignarsparnaðar með samningum þar um. Sjóðfélagar hafa kost á að taka fasteignalán hjá sjóðnum að uppfylltum skilyrðum.
Góð þjónusta skiptir okkur máli
Sjóðurinn leggur áherslu á góða þjónustu og ferla sem tryggja skilvirkni og öryggi fyrir sjóðfélaga. Sjóðfélagar kjósa í auknu mæli að sinna erindum sínum með rafrænum hætti og utan hefðbundinna opnunartíma sjóðsins. Það er því mikilvægt fyrir sjóðinn að vera í stöðugri framþróun við að bæta ferla og stafræna vegferð.
Viðskiptamannakerfi Birtu hefur verið í stöðugri þróun frá árinu 2023 með það að markmiði að fá betri yfirsýn og þekkingu á sjóðfélögum og haghöfum út frá gögnum. Viðskiptamannakerfið eykur hagræði og upplýsingaflæði milli starfsmanna og bætir og styttir ferla við að svara fyrirspurnum og veita góða þjónustu. Með kerfinu er leitast við að veita samræmda þjónustuupplifun fyrir alla sjóðfélaga og aðra sem hafa samband við sjóðinn.
Flestar umsóknir sem berast sjóðnum fara í gegnum rafrænt umsóknarferli þar sem málum er fylgt eftir frá upphafi til enda. Málið hefst í gáttinni á Mínum síðum sjóðfélaga og flæðir þaðan inn í málakerfishluta viðskiptamannakerfis þar sem starfsmaður tekur á móti málinu. Þau mál sem berast ekki með rafrænum hætti eru skráð í málakerfishlutann af starfsmanni og málsmeðferð hefst. Um leið og mál er stofnað í kerfinu er því fylgt eftir með rekjanleika í ákveðnum skrefum í samræmi við verklagsreglur og vinnulýsingar. Verklagið tryggir samræmda og faglega afgreiðslu mála. Nýju ári fylgja ný tækifæri til að gera góða þjónustu enn betri.
Með mælaborðinu er hægt að skoða stöðu mála og fylgjast með ferli þeirra
Birta lífeyrissjóður fylgist með framvindu mála með mælaborðum sem byggja á gögnum úr viðskiptamannakerfi sjóðsins. Mælaborðin veita yfirsýn yfir stöðu og fjölda mála, auk þess sem auðvelt er að sjá hver ber ábyrgð á hverju máli.
Gögn eru oft umfangsmikil og vannýtt auðlind en með markvissri greiningu á ferlum mála má greina tækifæri til að bæta þjónustu og styðja við viðskiptaþróun.
Með mælaborðunum hafa starfsmenn Birtu aðgang að fjölbreyttum upplýsingum um stöðu mála og rekstur sjóðsins sem gerir þeim kleift að finna hagræðingartækifæri og vinna markvisst að betri árangri.
Gæðaskjölin tryggja að unnið sé eftir samræmdu verklagi innan sjóðsins
Gæðahandbók sjóðsins er sett upp í CCQ gæðakerfinu, sem heldur utan um gæðaskjöl sjóðsins, þ.e. stefnur, reglur, verklagsreglur, vinnulýsingar, leiðbeiningar og eyðublöð. Kerfið heldur einnig utan um ábyrgðaraðila skjala, útgáfudagsetningar og hvenær tími er kominn á endurskoðun skjala. Gæðaskjölin tryggja að unnið sé eftir samræmdu verklagi innan sjóðsins og draga úr rekstraráhættu, skjalaáhættu og starfsmannaáhættu.
Mikilvægt að bregðast við ógnun í stafrænu umhverfi
Um leið og hraðar framfarir í tækni hjálpa sjóðnum að auka skilvirkni og opna ný tækifæri, þá verður upplýsingatækni sífellt mikilvægari. Tölvuþrjótar nýta sér þessa öru þróun og fylgjast vel með nýjustu tækni og finna veikleika í henni til að herja á notendur. Þetta krefst þess að mikil áhersla þarf að vera á öryggi í upplýsingakerfum og virkar netvarnir sem taka á nýjustu ógnunum og vernda kerfi sjóðsins, gögn og þær upplýsingar sem við berum ábyrgð á.
Á árinu 2025 var virk netöryggisþjónusta sem vaktaði sjóðinn gegn netógnum í rauntíma allan sólarhringinn, alla daga ársins. Umhverfið er vaktað af öflugu netöryggiskerfi ásamt teymi sérfræðinga í öryggislausnum. Ef netöryggiskerfið verður vart við öryggisatvik sendir það tilkynningar án tafar til sérfræðingateymis sem bregst við öryggisatvikum og grípur til viðeigandi aðgerða til að koma í veg fyrir frekari skaða. Sjálfvirkar aðgerðir kerfisins í upphafi viðbragðs, verða einnig til þess að stytta viðbragðstíma og lágmarka mögulegan skaða.
Á árinu 2026 verður áfram lögð mikil áhersla á öryggi kerfa og gagna. Unnið verður að því að styrkja stafræna innviði sjóðsins og auka viðnámsþrótt hans. DORA reglugerðin, sem tók gildi á árinu 2025, eykur mikilvægi netöryggis í rekstri sjóðsins, krefst öflugri varna gegn netógnum og leggur aukna ábyrgð á stjórn og stjórnendur gagnvart upplýsingatækni. Innleiðing reglugerðarinnar er í fullum gangi hjá sjóðnum og með hlítingu við kröfur reglugerðarinnar mun sjóðurinn betur vernda gögn sín og kerfi ásamt því að viðhalda og auka við traust sjóðfélaga.
Mikilvæg skref í átt að betri þjónustu
Mikil þróun hefur verið á árinu 2025 í stafrænni umbreytingu hjá sjóðnum.
Upplifun sjóðfélaga skiptir sjóðinn miklu máli og með notkun á viðskiptamannakerfi þekkir starfsfólk Birtu sjóðfélaga betur og getur með hraðari móti unnið þau erindi sem sjóðnum berast í gegnum kerfið. Við leggjum mikla áherslu á að veita framúrskarandi þjónustu og kerfið hjálpar okkur við að bæta upplifun sjóðfélaga og viðskiptavina, fylgjast betur með ánægju þeirra, bregðast við ábendingum og halda betur utan um öll samskipti.
Frá því að sjóðurinn tók upp viðskiptamannakerfi sitt árið 2023 hefur orðið veruleg þróun í kerfinu og úrvinnslu mála. Kerfið hefur frá upphafi verið í stöðugri endurskoðun og umbótum, þar sem áhersla hefur verið lögð á að laga það að þörfum starfseminnar og nýta gögn á markvissan hátt.
Innleiðing kerfisins hefur leitt til skýrari og skilvirkari ferla, auk þess sem verulegur vinnusparnaður hefur náðst með aukinni sjálfvirkni. Verkefni sem áður voru handunnin eru nú að hluta til sjálfvirk sem dregur úr villuhættu, styttir afgreiðslutíma og eykur gæði þjónustunnar. Sjálfvirkni, svo sem tölvupóstsendingar og áreiðanleikakannanir er gott dæmi um þá framleiðniaukningu sem kerfið hefur skilað.
Einnig hefur verið innleiddur möguleiki á rafrænum undirritunum beint úr kerfinu, sem einfaldar ferla enn frekar og bætir þjónustu við viðskiptavini.
Kerfið hefur þannig orðið lykilþáttur í að efla rekstur sjóðsins og styðja við áframhaldandi framfarir.
Birta hefur unnið að endurbótum á rafrænum umsóknum til að einfalda ferlið fyrir sjóðfélaga og bæta upplifun þeirra í samskiptum við sjóðinn á Mínar síður.
Nú geta sjóðfélagar nálgast allar rafrænar umsóknir og skoðað sín mál, yfirlit og stöðuna hjá sjóðnum á sama stað. Þessi breyting gerir umsóknarferlið skýrara og aðgengilegra auk þess sem sjóðfélagar geta fylgst betur með umsóknum sínum á svæðinu Mínar umsóknir á Mínum síðum.
Á Mínum síðum geta sjóðfélagar á einfaldan og aðgengilegan hátt skoðað ýmsar upplýsingar um réttindi sín og stöðuna hjá sjóðnum. Þar er hægt að nálgast upplýsingar um lífeyrisréttindi, séreign og tilgreinda séreign, iðgjöld auk upplýsinga um lánamál.
Í lok árs 2024 bárust fyrstu umsóknir frá öðrum sjóðum með rafrænum hætti beint í viðskiptamannakerfi sjóðsins. Aðrir sjóðir senda Birtu lífeyrissjóði fjölda umsókna þar sem sjóðfélagar geta átt réttindi í fleiri en einum sjóði en þurfa aðeins að sækja um hjá sínum aðalsjóði. Með þessum hætti senda aðrir sjóðir umsóknir og gögn með öruggum hætti til Birtu sem stofnast sjálfkrafa sem umsóknir í nýju viðskiptamannakerfi.
Birta hefur tekið í notkun nýjan launagreiðendavef með það að markmiði að auka aðgengi að upplýsingum og veita launagreiðendum betri yfirsýn.
Vefurinn er samstarfsverkefni Hugsmiðjunnar, Reiknistofu lífeyrissjóða og þeirra sjóða sem eru meðal eigenda Reiknistofunnar.
Á nýja vefnum er meðal annars að finna yfirlit yfir iðgjaldagreiðslur, hreyfingalista og skilagreinar launagreiðenda. Þar er einnig hægt að senda inn ýmsar beiðnir til úrvinnslu.